Como calcular horas extras no Excel

Uma das competências do setor de recursos humanos é calcular hora extra, isto é, as horas trabalhadas além da jornada estabelecida em contrato com o funcionário. Existem diversas formas de controlar as horas extras, como fazendo uso de um software de departamento pessoal ou de controle de ponto, por exemplo. Mas pouca gente sabe que uma alternativa para fazer esse cálculo é o Microsoft Excel.

A maior parte dos profissionais de gestão de pessoas têm acesso ao Excel, aplicativo que faz parte do pacote Office. E entre as suas várias funcionalidades, está a fórmula usada para calcular hora extra, o que pode facilitar – e muito – o fechamento da folha de pagamento no final do mês.

Antes de começar a calcular hora extra no Excel

Antes de começar a usar a fórmula de calcular hora extra, você deve criar uma planilha para organizar os horários trabalhados de cada funcionário. Insira cada uma das seguintes informações em uma coluna:

• Coluna A: dia;
• Coluna B: horário de entrada;
• Coluna C: horário de saída para o almoço;
• Coluna D: horário de volta do almoço;
• Coluna E: Horário de saída.

Tenha também o valor do salário/hora do funcionário, para conseguir calcular as horas extras. Para chegar a esse número, some o total de horas normais trabalhadas no mês e divida o salário por esse número. Por exemplo: Joaquim ganha R$ 3000,00 mensais e trabalha 220 horas (44 horas semanais). Neste caso, o valor da hora trabalhada por Joaquim é de R$ 13,64.

Confira a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria para saber qual o percentual que deve ser aplicado a cada tipo de hora extra: dia útil, sábado ou domingo. Imaginando que Joaquim fez horas extras somente em dias de semana e que o percentual a ser aplicado é de 30%, temos que a hora extra de Joaquim vale R$ 17,73.

Preparando a planilha

Primeiro, é preciso montar um cabeçalho da planilha com os dias da semana, horário de entrada e saída do funcionário, tempo de descanso, horas regulares e horas extras.

Na célula B2, insira o horário de entrada do funcionário e preencha as informações de acordo com o cabeçalho montado.

Formatando as células

As células das colunas B até E devem estar configuradas para mostrar o número como horas. Para isso, clique com o botão direito do mouse na célula e escolha a opção “formatar células”.

Ao selecionar esta opção, uma caixa de configurações se abrirá. Nesta caixa, selecione a opção “personalizado” e escolha o modelo [h]:mm para que as horas sejam contabilizadas de maneira correta.

As células das colunas F e G devem estar configuradas como “número”, pois iremos incluir a fórmula e o resultado será em número regulares. Vamos deixar duas casas decimais para contabilizar as horas quebradas.

O cálculo das horas

Para calcular a quantidade de horas trabalhadas, definimos que o funcionário trabalha 8h por dia e o valor que exceder 8h será considerado como tempo de trabalho extra.

Na célula F2, insira a seguinte fórmula: “=((E2-B2)+(C2-D2))*24” para saber a quantidade de horas normais trabalhadas por dia.

Na célula G2, vamos inserir uma fórmula para saber qual foi a quantidade de horas extras trabalhadas naquele dia. A fórmula é, na realidade, uma condição imposta para o Excel. Se Joaquim trabalhar mais que 8h, então ele irá calcular o valor excedido dentro das 24 horas diárias. Caso ele tenha trabalhado 8h, o valor a ser exibido nessa célula deve ser 0 (zero). Para isso, insira a seguinte fórmula: “=SE(((C2-B2)+(E2-D2))*24>8;((C2-B2)+(E2-D2))*24-8)”.

O total de horas

Ao final da sua planilha, que deverá conter 30 ou 31 dias, você vai inserir esta fórmula para somar o total de horas: “=SOMA(F2:F8)”. O resultado deverá ser o total de horas extras trabalhadas no período.

O valor das horas extras

Para saber o valor total de horas a serem pagas para Joaquim, você precisa somar a quantidade de horas extras trabalhadas e multiplicar pelo valor da hora, somando com o salário mensal que Joaquim recebe.

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