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 Como calcular horas extras no Excel 

Você já deve ter ouvido falar que o Excel é uma das ferramentas mais usadas pelas empresas, por ser muito versátil e permitir o controle de diversas informações através de planilhas, gráficos e cálculos. 

Essa versatilidade permite que seu uso seja essencial em vários setores, inclusive no RH, já que é possível até calcular horas extras pelo Excel! O uso desse programa pode facilitar – e muito – o fechamento da folha de pagamento no final do mês!

Então, vamos te explicar o passo a passo detalhado para fazer esse cálculo, acompanhe!

 

Antes de começar a calcular hora extra no Excel

O primeiro passo é fazer o levantamento das informações que deverão constar em sua planilha. Nome do funcionário, horários de entrada, intervalo e saída, por exemplo. 

Tenha também o valor do salário/hora do funcionário, para conseguir calcular as horas extras. Para chegar a esse número, some o total de horas normais trabalhadas no mês e divida o salário por esse número. Por exemplo: Joaquim ganha R$ 3000,00 mensais e trabalha 220 horas (44 horas semanais). Neste caso, o valor da hora trabalhada por Joaquim é de R$ 13,64.

Confira a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria para saber qual o percentual que deve ser aplicado a cada tipo de hora extra: dia útil, sábado ou domingo. Imaginando que Joaquim fez horas extras somente em dias de semana e que o percentual a ser aplicado é de 30%, temos que a hora extra de Joaquim vale R$ 17,73.

 

Hora de montar sua planilha

O primeiro passo é criar uma planilha para organizar os horários trabalhados de cada funcionário. Insira cada uma das seguintes informações em uma coluna:

Coluna A: dia;

Coluna B: horário de entrada;

Coluna C: horário de saída para o intervalo;

Coluna D: horário de volta do intervalo;

Coluna E: Horário de saída;

Coluna F: Horas Trabalhadas;

Coluna G: Horas Extras


Preencha as células de acordo com as informações solicitadas para iniciar seu trabalho.


Formatando as células

As células das colunas B até E devem estar configuradas para mostrar o número no formato de horas. Para isso, clique com o botão direito do mouse na célula e escolha a opção “formatar células”.


Ao selecionar esta opção, uma caixa de configurações se abrirá. Nesta caixa, selecione a opção “personalizado” e escolha o modelo hh:mm para que as horas sejam contabilizadas de maneira correta.


As células das colunas F e G devem estar configuradas como “número”, pois iremos incluir a fórmula e o resultado será em número regulares. Vamos deixar duas casas decimais para contabilizar as horas quebradas. Siga o mesmo caminho da formatação anterior, mas escolha “Número” e, no campo “Casas decimais”, escolha 2.


O cálculo das horas

Para calcular a quantidade de horas trabalhadas, definimos que o funcionário trabalha 8h por dia e o valor que exceder 8h será considerado como tempo de trabalho extra.

Na célula F2, insira a seguinte fórmula: “=((E2-B2)+(C2-D2))*24” para saber a quantidade de horas normais trabalhadas por dia.


Na célula G2, vamos inserir uma fórmula para saber qual foi a quantidade de horas extras trabalhadas naquele dia. A fórmula é, na realidade, uma condição imposta para o Excel. Se Joaquim trabalhar mais que 8h, então ele irá calcular o valor excedido dentro das 24 horas diárias. Caso ele tenha trabalhado 8h, o valor a ser exibido nessa célula deve ser FALSO. Para isso, insira a seguinte fórmula: “=SE(((C2-B2)+(E2-D2))*24>8;((C2-B2)+(E2-D2))*24-8)”.

Ao final, sua planilha ficará assim:


O total de horas

No final da sua planilha, que deverá conter 30 ou 31 dias, você vai inserir esta fórmula para somar o total de horas: “=SOMA(G2:G8)”. O resultado deverá ser o total de horas extras trabalhadas no período.


O valor das horas extras

Para saber o valor total de horas a serem pagas para Joaquim, você precisa somar a quantidade de horas extras trabalhadas e multiplicar pelo valor da hora, somando com o salário mensal que Joaquim recebe.

Para isso, vamos criar um banco de dados com o valor da hora extra na própria planilha. Usando o exemplo do Joaquim:


Vamos colocar abaixo do total de horas extras o valor a ser pago por essas horas. Insira na célula a fórmula que multiplica o total de horas extras (célula G8) pelo valor da hora (B13, no nosso caso): “=G8*B13”.


Clicando em ENTER, você tem o valor a ser pago pelo extra e basta somá-lo ao salário do funcionário para saber o quanto ele deve receber no mês. 


Pronto! Agora, basta duplicar a planilha, criando uma nova para cada colaborador e preencher durante o mês.


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